Comment rendre une réunion efficace ?

Moi qui suis fondamentalement optimiste, je suis parfois désespéré de constater à quel point des professionnels de valeur, riches d'idées potentiellement utiles à leur organisation, passent du temps de réunion à des activités bien secondaires par rapport à leurs missions, voire accessoires. 

 
Il faudrait pourtant peu de choses pour qu'ils utilisent ce temps, leur intelligence et leur énergie à s'occuper de sujets susceptibles de mobiliser leurs qualités, leur enthousiasme, leur capacité d'agir, bref des « vrais » leviers de développement de leur organisation.
 
 
Comme le dit Philippe Detrie (« Comités de direction, bas les masques ! ») un comité de direction peut parfois « passer plus de temps à choisir la couleur de sa carte de vœux qu’à vérifier la pertinence d’un investissement de quatre millions d’euros. »

A la lumière de quelques accompagnements de groupes depuis une dizaine d'années (sans parler de ma propre expérience de « participant empêché »), je vous propose quelques pistes individuelles et collectives pour contribuer à des réunions efficaces, que vous en soyez l'initiateur ou non.

Individuellement, comment ne pas vous laisser « embourber » dans une réunion stérile ?

1. En amont ou en début de réunion, faire savoir à l'organisateur ce que vous attendez réellement de cette réunion en termes de résultats pratiques pour vous-même (décisions, partage ou recueil d'information,...), en lien avec vos responsabilités, et vérifiez si cela est compatible avec ses propres intentions, et celles de l'animateur si ce n'est pas la même personne.

2. Pendant la réunion, ne pas hésiter à être malpoli, c'est à dire à « recadrer » ceux qui font diverger les échanges ou déborder le timing prévu. Souvent, ne pas oser interrompre est une fausse politesse. Pour « respecter » M. Durand qui parle, nous sommes complices du non respect du temps de tous les autres participants. 
(NB : Lire ses mails ou jouer avec son smartphone n'est pas une façon efficace d'être malpoli, c'est un réel message de désintérêt adressé à tous ; dans ce cas mieux vaut sortir de la réunion et trouver à être plus utile ailleurs).

3. En fin de réunion, imposer un temps de « debriefing », qui vous permette d'expliciter les satisfactions tirées de cette réunion (les moments efficaces, les contributions les plus utiles...) et les frustrations (temps non optimal sur tel sujet...). Parlez de vous et de vos sentiments, il n'est pas nécessaire d'attaquer tel ou tel comportement individuel, chacun y retrouvera bien les siens...

Pour appliquer ces suggestions, vous devez vous-même avoir clarifié ce qui compte pour vous, et ce n'est pas le plus facile ; un coaching individuel peut vous aider en quelques séances à formuler et réellement « porter » vos priorités.

Bien entendu les changements de comportement collectifs ne se feront pas du jour au lendemain ; mais quelques participants « exigeants » peuvent progressivement modifier en profondeur l'atmosphère des réunions, qu'il s'agisse de CODIR ou d'équipes projets. 

Et collectivement ?

1. Systématisez le rappel des ordres du jour en début de réunion, notamment là encore en termes de résultats attendus, explicitez et validez avec les participants le temps qui semble nécessaire pour traiter chaque point – ou chaque étape du travail. Vérifiez que les participants ont légitimité et autonomie par rapport aux résultats, sinon reformulez ces derniers en conformité avec le pouvoir des présents.
 
2. Rappelez que tous les participants sont co-responsables de l'atteinte de ces résultats, et qu'il est donc légitime – et pas uniquement de la part de l'animateur – de recadrer toute divergence qui prend trop de place, ou hors de propos. Attention toutefois à ne pas censurer trop vite, trop fort : une « note d'humour » ou une digression peuvent cacher un vrai message utile. A l'animateur de la détecter et vérifier en quelques secondes si sa traduction en langage clair est souhaitable, pour prise en compte à chaud ou plus tard...
 
3. Autrement dit valorisez toute contribution pertinente, et apprenez ensemble progressivement, comment les « inviter » avec fluidité. Le temps de debriefing proposé plus haut est précieux pour cet apprentissage collectif.

Admettre que les échanges peuvent devenir plus efficaces est le premier pas à faire en groupe. Se le dire légitime le temps passé en début et en fin de réunion pour vérifier ce qui fonctionne ou non.

Contaminez l'entreprise !

Cette prise de responsabilité collective, basée sur les comportements individuels, n'est possible que si elle est compatible avec la culture d'entreprise, non pas au sens des bons sentiments souvent affichés dans les chartes, mais la culture réelle, matérialisée par la pratique managériale, à commencer par le CODIR, ou le dirigeant lui-même dans les petites structures. 

Mais parfois l'exigence des collaborateurs, ou de l'un d'entre eux, peut être la semence qui fait évoluer le groupe, puis l'organisation.

Et c'est à ce stade que je retrouve mon optimisme, et ma confiance dans la capacité de changer des hommes et des organisations.

Les pratiquants du codéveloppement professionnel auront sans doute reconnu la transposition de quelques bonnes pratiques induites par cette méthode de progression individuelle et collective.

Un coach d'équipe trouve toute sa place pour faciliter à la fois la prise de conscience des processus à l’œuvre, aider à créer et « tenir » les espaces-temps de régulation-apprentissage, faire des aller-retour plus explicites entre les objectifs globaux de l'organisation, de l'équipe, et les modalités concrètes d'animation et de contribution en réunion.

Il vous permettra aussi d'aller un peu plus loin, car une réunion efficace n'est pas la même chose qu'une équipe efficace. Pour cette dernière, il faudra ajouter quelques modalités de coopération qui dépassent le seul cadre de l'espace-temps des réunions. Ce sera peut-être l'objet d'un futur billet...

D'ici-là, je me tiens à votre service pour vous permettre d'expérimenter quelques-unes de ces pistes dans le cadre d'une réunion opérationnelle !