Des réunions efficaces aux équipes puissantes

Il existe une question classique en début de coaching, qu’il s’agisse d’une session de 20 minutes ou de 2 heures : « à quoi voulez-vous aboutir au terme de notre entretien ? ».

Curieusement, il est plus rare que l’on se pose cette question en début de réunion, croyant sans doute que "l’ordre du jour" vaut définition d’objectif(s), ce qui est évidemment une illusion. Au mieux, certains points de l’ordre du jour sont définis en termes d’objectifs. (Merci à Voutch.com pour l’illustration !)

Dans le billet précédent, Comment rendre une réunion efficace ? je vous invitais à clarifier au moins pour vous-même cette question des attentes. Aujourd’hui je vous invite à y ajouter la dynamique collective.

La multiplication des appels à l’intelligence collective fait figure d’incantation, si l’on ne définit pas mieux ce que l’on attend du « travailler ensemble ». Avant de lire la suite, je vous invite à quelques secondes de réflexion personnelle.

A la lumière de votre expérience, comment définiriez-vous les résultats opérationnels d’une réunion de travail, qu’il s’agisse d’un comité de direction, d’une réunion de service, ou d’un groupe projet ? Listez par écrit une dizaine (ou plus) de verbes qui vous viennent à l’esprit. Puis lisez la suite…

Comment rendre une réunion efficace ?

Moi qui suis fondamentalement optimiste, je suis parfois désespéré de constater à quel point des professionnels de valeur, riches d'idées potentiellement utiles à leur organisation, passent du temps de réunion à des activités bien secondaires par rapport à leurs missions, voire accessoires. 

 
Il faudrait pourtant peu de choses pour qu'ils utilisent ce temps, leur intelligence et leur énergie à s'occuper de sujets susceptibles de mobiliser leurs qualités, leur enthousiasme, leur capacité d'agir, bref des « vrais » leviers de développement de leur organisation.
 
 
Comme le dit Philippe Detrie (« Comités de direction, bas les masques ! ») un comité de direction peut parfois « passer plus de temps à choisir la couleur de sa carte de vœux qu’à vérifier la pertinence d’un investissement de quatre millions d’euros. »

A la lumière de quelques accompagnements de groupes depuis une dizaine d'années (sans parler de ma propre expérience de « participant empêché »), je vous propose quelques pistes individuelles et collectives pour contribuer à des réunions efficaces, que vous en soyez l'initiateur ou non.